Auto-entrepreneur : comment gérer un contrôle URSSAF ?

Vous êtes auto-entrepreneur depuis quelques années, mais jamais vous n’avez eu affaire à un contrôle URSSAF. Et rien que d’en parler, cela vous panique. Cela vous stresse car c’est encore inconnu pour vous. Mais si votre comptabilité est correcte et à jour, il suffit de vous y préparer et tout ira bien. Dans les faits, comment se passe un contrôle URSSAF quand on est en micro-entreprise ? Voici quelques informations et conseils pour appréhender la situation de la façon la plus sereine qu’il soit.

À quoi sert exactement l’URSSAF ?

Depuis la création de votre auto-entreprise, vous déclarez régulièrement votre chiffre d’affaires. Que cela soit mensuellement ou trimestriellement, chaque mois vous dites le montant de votre chiffre d’affaires et c’est sur cette base que l’URSSAF peut faire un contrôle. L’URSSAF, c’est l’Union de Recouvrement pour la Sécurité Sociale et les Allocations Familiales. C’est une structure gouvernementale qui a la charge de collecter les cotisations et les contributions sociales des entreprises, dont les micro-entreprises. Pour mémoire, les cotisations sociales sont importantes puisqu’elles vous permettent de bénéficier d’une assurance maladie, de congés maternité ou paternité, d’une retraite de base et complémentaire. De cette façon, cette entité gère la trésorerie de la Sécurité Sociale et celle d’autres organismes sociaux comme la Caisse Interprofessionnelle de Prévoyance et d’Assurance Vieillesse ou la Caisse des Allocations Familiales. L’URSSAF a également pour rôle de recouvrer les cotisations chômage et l’assurance garantie des salaires. C’est aussi l’organisme en mesure de vous renseigner si vous avez besoin d’informations sur les questions de réglementation.

Pourquoi un contrôle de l’URSSAF ?

On a souvent l’impression que contrôle URSSAF rime avec fraude ou bien faillite. Cela n’est en aucun cas vrai. Le contrôle URSSAF est comme un passage obligé qui adviendrait au moins une fois dans la vie d’une entreprise, quelle qu’elle soit. Si votre chiffre d’affaires croit de façon impressionnante, cela peut attirer l’attirer l’attention de l’URSSAF, mais cette croissance est très bon signe. Du moment que vous êtes en règle, que votre comptabilité est correcte et à jour, vous n’avez vraiment pas à vous en faire. Les situations de plus courantes de contrôle sont : l’un de vos clients lui-même déjà contrôlé, un contrôle à titre personnel en cours, une activité qui atteint le plafond autorisé de 176 200 euros ou 72 600 euros de chiffre d’affaires – selon votre activité - et des déclarations en retard ou peu claires qui méritent des éclaircissements. L’URSSAF se base simplement sur vos déclarations de chiffres d’affaires. Et quoi qu’il en soit, certaines entreprises sont choisies par l’URSSAF de manière aléatoire. Il est à noter que vous pouvez vous-même faire la demande en tant que micro-entreprise d’un contrôle URSSAF. Pourquoi vouloir faire ce type de démarche ? Simplement pour éviter une sanction financière et témoigner de votre bonne foi.

Comment se déroule un contrôle URSSAF ?

Il est souvent question de contrôle URSSAF en entreprise. Masi sachez que le contrôle commence en quelque sorte à réception de l’avis car vous devrez commencer à préparer des documents requis. Sachez toutefois que l’avis reçu par courrier doit vous êtes expédié au moins quinze jours avant la visite de l’inspecteur dans vos locaux. En général, le contrôle se fait dans vos locaux mais le contrôleur peut vous demander que l’opération se déroule au sein des bureaux de votre comptable. Quoiqu’il en soit, vous avez quelques jours pour les préparatifs et anticiper tous les documents qu’il vous faudra produire le jour J.

Les pièces à produire en amont

Il se peut que le contrôle ne soit qu’un simple contrôle de pièces. Et dans ce cas, vous êtes tenu de les apporter dans les locaux de l’URSSAF. L’avis de contrôle qui vous est adressé par courrier vous donne la date et l’heure de contrôle ainsi que la période examinée et les coordonnées de l’inspecteur. Toutes les pièces utiles au contrôle peuvent vous être demandées. À titre d’exemple, voici les documents qui peuvent vous être demandés :

• Votre extrait d’inscription sous le statut d’auto-entrepreneur
• Votre livre de recettes
• Vos factures
• Vos justificatifs de frais de déplacement
• Votre déclaration de revenus
• Votre déclaration fiscale et sociale

Les points auxquels prêter une attention particulière

Il existe des sujets sur lesquels il vaut mieux se montrer pointilleux et apporter un maximum de détails :

• Les frais et avantages comme les frais kilométriques et les cadeaux d’entreprise
• Les primes
• Les indemnités

Le contrôle sur place

Lorsque le contrôle a lieu, un inspecteur fait le déplacement et demande à pouvoir consulter tous les documents requis. Le contrôleur vérifie toutes les pièces justificatives et s’assure que le montant de cotisations sociales que vous avez réglé est correct. En général, pour les travailleurs indépendants, le contrôle porte sur les trois années précédentes.

Et après un contrôle de l’URSSAF ?

La lettre d’observation

Vous recevez une lettre d’observation. Elle résume la conclusion des inspecteurs. Si jamais vous êtes sujet à un redressement fiscal, celle-ci fera mention du montant à régler et des éventuelles pénalités. À l’inverse, il est possible que cette lettre d’observation adresse d’un ajustement en votre faveur. Enfin, il se peut que cette lettre d’observation ne contienne que de simples observations ou recommandations. C’est donc que soit vous avez bien réglé le montant exact de vos cotisations, et dans ce cas vous êtes en règle et pouvez reprendre votre activité normalement. Ou bien vous avez trop réglé de cotisations sociales ou pas assez. Enfin, vous êtes accusé de fraude. Le « travail au noir » est formellement interdit, ce travail dissimulé va vous en coûter : l’URSSAF peut vous suspecter de tenter de cacher un travail complémentaire. Vous allez être sanctionné.

Et en cas de désaccord ?

À réception de la lettre d’observation, vous pouvez contester son contenu. Vous avez 30 jours pour le faire. C’est le début de la période contradictoire. Vous devez contester le contenu de la lettre par écrit. Il vous faut avancer comme preuves de nouveaux documents. L’inspecteur est ensuite tenu de vous répondre dans les 60 jours.