Micro-entrepreneur : quel remboursement de ses frais professionnels ? Quelles règles ?

À vrai dire, que sont les frais professionnels ? Ce sont des frais que l’on rembourse à la suite de paiements effectués par une personne pour le compte d’une entreprise. En général, ce sont des frais pour lesquels on se met d’accord à l’avance, de sorte que des preuves restent.

Puisqu’il faut des reçus afin que les remboursements puissent bien avoir lieu. En micro-entreprise, vous pouvez engager des frais – tout dépend de votre activité. Pour mémoire, le côté spécifique de la micro-entreprise est sa simplicité : il s’agit d’un régime qui demande une comptabilité ultra-simplifiée. C’est aussi un régime dans lequel on est en franchise de TVA. Dans ce cas, qu’en est-il des remboursements de frais professionnels ? Sont-ils envisageables ? Le remboursement des notes de frais en micro-entreprise est-il possible ? Qu’en est-il des frais de débours ?

Micro-entreprise et note de frais

Quand on travaille dans une entreprise, arrive toujours un moment où l’on engage des frais personnels pour son propre compte. Ce sont ces dépenses, engagées dans le cadre de votre activité, qui constituent la base de vos notes de frais. Il peut s’agir de frais de déplacement, de frais de port, de communication ou encore d’achat de fournitures ou de matériel. La note de frais quant à elle est un document fourni pour se faire rembourser des dépenses engagées à l’extérieur de la structure de l’entreprise mais dans le cadre d’une activité professionnelle. Il s’agit notamment de dépenses de déplacement, de repas ou encore d’hébergement.

Si vous engagez des frais professionnels réalisés en votre nom, peuvent-ils être pris en charge par votre micro-entreprise ? La réponse est non. Vous avez toujours la possibilité pour vous les faire rembourser de les inclure dans votre prix de vente de manière forfaitaire. Mais cela aura pour conséquence d’augmenter le prix de la facture pour votre client, donc de faire grimper votre chiffre d’affaires, et par conséquent le montant de vos charges – cotisations sociales et impôt.

Micro-entreprise : impossibilité de déduire ses charges

Il est de coutume de dire que se lancer en micro-entreprise n’est intéressant que si l’activité exercée ne nécessite que peu d’investissements. Quelqu’un qui se lance et qui a des charges élevées n’a que peu d’intérêt à se lancer en auto-entrepreneur. En effet, toutes les dépenses professionnelles – que ce soit un emprunt, un achat de matières premières, une assurance, des frais de véhicule ou de téléphone, restent à sa charge. Quelle que soit l’option fiscale que vous choisissez en micro-entreprise, vous êtes imposé sur votre chiffre d’affaires et ne pouvez déduire aucune charge ni amortir votre matériel

Quels frais est-il possible de déduire en micro-entreprise ?

En tant qu’entrepreneur, vous pouvez être amené à facturer pour le compte de vos clients et à leurs noms des frais que l’on appelle « frais de débours ». Vous réglez l’achat à la place de votre client mais la facture est établie à son nom. C’est votre client qui va récupérer la TVA et qui bénéficiera des garanties voire du service après-vente s’il y en a. Dans ce cas, il est nécessaire de conserver précieusement la facture d’achat et la facture de remboursement. Le jour où vous avez un contrôle fiscal, on peut vous demander de présenter ces pièces justificatives.

Bien évidemment, vous ne pouvez pas réaliser de marge sur les débours. Il est exclu de faire des bénéfices dans cette opération : vous devez refacturer exactement la somme engagée pour votre client. Par ailleurs, souvenez-vous qu’en tant que micro-entreprise, vous êtes en franchise de TVA. Vous n’avez pas à l’inclure dans vos factures ni à la collecter pour l’État. En résumé, vous ne pouvez pas vous faire rembourser des frais engagés en votre nom propre. Par contre, des dépenses engagées au nom et pour le compte d’un client – note de débours – avec bien entendu son accord, peuvent faire l’objet d’un remboursement de la part de ce dernier Elles doivent être correctement inscrites dans votre comptabilité et vous devez bien conserver les pièces justificatives afin d’éviter tout litige avec l’administration fiscale.

Importance de l’ouverture d’un compte bancaire en micro-entreprise

Si vous êtes en micro-entreprise, vous savez que l’ouverture d’un compte bancaire professionnel n’est pas obligatoire. Cependant ce type de compte peut s’avérer fort utile pour gérer au mieux toutes vos dépenses. Il vous permet comme chaque compte bancaire d’avoir un œil sur la totalité de vos encaissements et de vos décaissements. En outre, il vous sert justement d’appui pour vos notes de frais. Bien sûr, vous n’avez aucune obligation à ouvrir un compte bancaire professionnel, un second compte courant destiné uniquement à votre activité professionnelle suffit. Grâce à ce compte dédié, vous diminuerez les risques d’erreurs dans votre gestion. Votre trésorerie ne s’en portera que mieux. Enfin, grâce à cette vue d’ensemble, vous pourrez connaître aisément la situation financière de votre micro-entreprise à n’importe quel moment.